Promesse
« Vous nous décrivez la personne et le groupe. Nous construisons l'expérience, le timing et les bonnes adresses. »
Objectif : transformer l'idée en activité exploitable avec une offre claire, des responsabilités réparties, un réseau de partenaires, une structure juridique adaptée, une couverture d'assurance cohérente et un pilotage financier vérifiable.
La valeur vendue est l'assemblage : comprendre une personnalité, fabriquer un fil rouge, sélectionner les bons prestataires, négocier, réserver, sécuriser les transitions et rendre l'ensemble fluide.
« Vous nous décrivez la personne et le groupe. Nous construisons l'expérience, le timing et les bonnes adresses. »
Adultes recherchant EVG/EVJF premium, anniversaires, week-ends privés, cadeaux collectifs, événements de couple ou de groupe, principalement Côte d'Azur puis destinations européennes.
Une équipe de cinq profils complémentaires, des scénarios documentés, des prestataires négociés, un interlocuteur central et une image de marque sombre, élégante et haut de gamme.
Scénario et coordination locale sur une demi-journée ou soirée. Forfait d'organisation + prestations partenaires.
Journée complète avec plusieurs temps forts, mobilité, gastronomie et surprise. Marge sur coordination et partenariats.
Deux à trois jours, hôtel, activités, tables, transferts et programme. À cadrer impérativement avec le régime juridique du voyage si l'offre devient un forfait.
Projet exceptionnel, multi-destination ou accès privé. Devis sur étude avec acompte et calendrier de validation.
Boutique
coffrets, accessoires, souvenirs personnalisés, photos.
Commission partenaire
rémunération négociée et transparente selon le montage contractuel.
Adhésion
droit d'entrée activable, donnant accès aux demandes et avantages membres.
Options
chauffeur, photographe, concierge terrain, décoration, cadeaux, assurance annulation si distribuable légalement.
Répartition conçue pour viser une charge proche de 20 % par associé sur la phase de lancement. Les rôles peuvent évoluer après trois mois de données réelles.
| Chantier | Responsable | Second | Livrable | Rythme |
|---|---|---|---|---|
| Site, CRM, sauvegarde NAS, sécurité | Sébastien | Guillaume | Application disponible, sauvegarde testée, procédure d'accès | hebdomadaire |
| Prospection partenaires & négociation | Cyril | Laurent | 20 contacts qualifiés/semaine, conditions écrites | hebdomadaire |
| Catalogue d'expériences & standards premium | Laurent | Sloane | 10 scénarios vendables + variantes météo | bimensuel |
| Logistique, transport, timing, plans B | Sloane | Cyril | Roadbook type + checklist J-7/J-1/J0 | par événement |
| Business plan, prix, marge, comptabilité | Guillaume | Sébastien | tableau de bord mensuel + seuil de rentabilité | mensuel |
| Qualification des leads | rotation 5 personnes | binôme de semaine | réponse sous 24 h ouvrées | rotation |
| Présence terrain événement | rotation selon scénario | un back-up | fiche incident + clôture | par événement |
| Revue qualité client | Guillaume | Laurent | NPS/retour, écarts budget, actions correctives | par événement |
Fourchettes de travail internes à confirmer par devis. Elles servent uniquement à décider combien de trésorerie immobiliser avant le premier client.
Statuts / conseil juridique : 1 000–3 500 €
Expert-comptable / prévisionnel : 600–2 000 €
Assurance RC Pro : sur devis
Éventuelle immatriculation tourisme / garantie : sur étude réglementaire.
Nom de domaine / e-mail : 50–250 €/an
NAS déjà disponible : coût marginal faible
Photographies / vidéo / identité : 500–3 000 €
Publicité test : 500–1 500 €.
Acomptes fournisseurs, annulations, avances et incidents : viser une réserve dédiée. Une cible prudente consiste à ne jamais engager un prestataire sans encaissement client et conditions écrites compatibles.
Le calcul interactif détaillé est intégré dans l'administration. Exemple de lecture avec les hypothèses par défaut de l'application.
Forfaits d'organisation + marge/commission partenaires + droits d'entrée + marge boutique/options. En face : frais fixes, coût terrain par événement, acquisition client, assurance, logiciel, comptabilité, déplacements et imprévus.
Avec 8 événements/mois, 10 participants, 490 € de coordination, 220 € de dépense partenaire par participant, 12 % de marge partenaire, 20 nouveaux membres à 39 € et 400 € de marge boutique, le chiffre d'affaires/marge commerciale simulée avant charges est d'environ 7 212 €/mois. Avec 2 200 € de frais fixes et 120 € de coût interne variable par événement, le résultat théorique avant fiscalité et rémunérations est d'environ 4 052 €/mois. Cette simulation doit être challengée avec de vrais devis et un expert-comptable.
Pas d'investissement marketing important tant que trois événements pilotes n'ont pas confirmé la marge réellement conservée après temps humain, annulations et coûts cachés.
L'acompte client doit financer les engagements fournisseurs autant que possible. Les dates limites et frais d'annulation doivent être symétriques, lisibles et contractualisés.
Créer une réserve « incident / remboursement / avance » distincte du bénéfice distribuable. La taille sera définie après analyse des contrats fournisseurs et du régime tourisme.
Hôtels 4/5★, restaurants à salons privés, beach clubs, spas, chauffeurs/VTC, loueurs de véhicules prestige, bateaux, circuits auto, photographes, lieux événementiels, activités mer, caves/dégustation et conciergeries locales.
Tarif net ou remise groupe, commission éventuelle, blackout dates, capacité, délai de réservation, politique annulation, contact opérationnel J0, photos autorisées, facture et assurance.
Clients qualifiés, brief propre, paiement cadré, visibilité contrôlée, récurrence, respect du positionnement du prestataire et retour d'expérience après événement.
L'organisation d'une soirée locale, l'intermédiation de prestations et la vente d'un séjour combinant hébergement/transport/activités ne se traitent pas toujours de la même manière.
Créer/modifier l'entreprise via le Guichet unique des formalités. À cinq associés, le choix entre SAS/SARL, la gouvernance, les droits de vote, les sorties d'associés et la rémunération doivent être écrits avant lancement.
Si la société vend ou organise des voyages/séjours entrant dans le champ du Code du tourisme, l'immatriculation d'opérateur de voyages et séjours peut devenir obligatoire. Atout France indique que l'immatriculation suppose notamment une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle spécifique. Faites qualifier le montage avant de vendre un week-end combinant plusieurs prestations.
Demander au minimum un audit de risques et un devis RC Pro adapté à l'organisation événementielle, puis vérifier avec l'assureur les activités sous-traitées, présence terrain, dommages corporels/matériels/immatériels, véhicule professionnel, annulation, intoxication alimentaire, activités nautiques/sportives et événements à l'étranger. Si le régime opérateur de voyages s'applique, utiliser la RCP spécifique exigée par le Code du tourisme.
Les conditions précontractuelles, modalités de paiement, exécution, annulation/rétractation et coordonnées du professionnel doivent être clairement présentées. Les règles de rétractation comportent des exceptions, notamment pour certaines activités de loisirs à date déterminée : les CGV doivent être rédigées selon l'offre exacte, pas à partir d'un modèle générique.
Le formulaire collecte identité, coordonnées et préférences. Écrire une politique de confidentialité, limiter les données à ce qui est nécessaire, définir des durées de conservation, sécuriser les comptes et prévoir l'exercice des droits. Si des cookies non essentiels sont ajoutés, le consentement préalable doit être géré conformément aux recommandations de la CNIL.
Brief, budget, disponibilité, qualification des risques, 2 scénarios, options, devis et conditions.
Acompte encaissé, réservations fermes, informations participants, transport, météo, plan B.
Reconfirmation de chaque prestataire, contacts, heures, adresses, paiements, présence terrain, incident log.
Factures, commissions, retour client, notation partenaires, marge réelle, litiges, archivage du dossier.
Accompagnement création, choix de structure, formalités et business plan. Adresse indiquée par la CCI : 20 boulevard Carabacel, 06000 Nice.
Parcours créationCréation, modification et cessation d'entreprise. Préparer statuts, siège, dirigeants, bénéficiaires et pièces requises.
Formalités entreprisesÀ consulter avant de commercialiser des séjours ou combinaisons de prestations pouvant relever de l'opérateur de voyages.
Registre opérateurs de voyagesProtection des données, information des personnes, cookies et traceurs.
CNILContrats consommateurs, e-commerce, rétractation, clauses abusives et obligations d'information.
DGCCRFExpert-comptable, avocat/juriste en droit des contrats et du tourisme, courtier/assureur RC Pro événementiel, puis conseil en paiement si l'adhésion est encaissée en ligne.
□ structure juridique créée et pacte d'associés cadré
□ activité tourisme qualifiée juridiquement
□ RC Pro / garanties adaptées souscrites
□ CGV + règlement validés
□ 10 prestations testées et chiffrées
□ 15 partenaires qualifiés minimum
□ paiement / acompte / annulation opérationnels
□ événement pilote et marge réelle validés